For 3 år siden kjøpte vi et hus fra 60 tallet. I løpet av årene var huset bygd ut i flere faser. Før vi overtok huset var planløsningen suboptimal. Tidligere eiere hadde ikke planlagt løsningen inne da de bygde ut. I første etasje var det 10 dører, og når man navigerte seg fra rom til rom, var det alltid spennende å finne ut hva som var på andre siden av en dør. Begynte man i et lite rom, ledet det til et større rom, til et lite rom, til et vaskerom, til et soverom, til et bad. Rett og slett ganske artig.

Vi ville ikke ha et artig hus, vi ville ha et praktisk hus. Løsningen var å begynne med blanke ark. I tiden fra vi kjøpte huset til vi overtok, planla vi hvordan en potensiell planløsning kunne se ut. Vi tok kontakt med venner, arkitekter og byggmestere for å få tilbakemeldinger. Dette var en tid for kreativitet og drømmer, men også kompromiss. Vi var interessert i å bo i dette huset innen rimelig tid, i tillegg til å ha råd til å betale for det.

Her er noen eksempler på hva vi planla:

  • Hvordan skulle planløsningen se ut?
  • Hvilke vegger måtte rives og hvilke av disse var bærende?
  • Hvor skulle sikringsskapet flyttes?

Da vi overtok huset hadde vi en måned overlapp før vi skulle flytte ut av huset vi solgte til vi skulle inn i det nye. Planene var klare og det første vi gjorde var å rive ut all innmat fra første etasje. Siden planlegging i forkant var mer overordnet ble denne måneden en tid hvor vi måtte ta mange beslutninger fortløpende.

Her kommer eksempler på hvilke beslutninger vi måtte ta:

  • Hvordan få en fin overgang der vi nå innser at det blir et lite nivåforskjell på gulv fra gang til stue?
  • Skal vi sette inn en skyvedør inn til badet slik at vi frigjør plass til skap på innsiden av døra?
  • Skal vi ta ytterdøra samtidig som vi tar gangen slik at vi får en ytterdør som slår utover?

Etter en måned hadde vi en helt ny løsning og huset var klart til å flytte inn i. Den endelige løsningen var et resultat som lignet den originale planen. Mange deler var annerledes, noen bedre, andre et kompromiss pga tid og penger. Uten planleggingen i forkant og uten tilstedeværelse til å ta raske avgjørelser da vi holdt på, ville vi mest sannsynlig måtte bo hos foreldre eller venner før vi kunne flyttet inn.

Man er aldri helt ferdig når man har et hus, men det som var klart etter en måned med oppussing var i alle fall klart til å bo i. Kall det et Minimum Viable Product.

La oss bevege oss bort fra husprosjekt en stund. I 2001 var det en gjeng veldig kloke hoder som samlet seg og resultatet var som mange helt sikkert er kjente med; The Agile Manifesto. En av tingene som står skrevet der er “Responding to change over following a plan”. Et poeng jeg synes er viktig er at det står noe etter dette. Og det er “That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.” Det betyr at disse kloke hodene mener at det er verdi i å følge en plan, men de verdsetter det å være endringsdyktig enda mer.

Etter å ha jobbet i over 20 år med utvikling av systemer har jeg sett en tendens til å kutte ut mer og mer av planleggingen. Å verdsette endringsdyktighet betyr ikke at man skal kutte ut planlegging. Det betyr at man skal planlegge på riktig nivå slik at man har et målbilde å jobbe mot.

For mye planlegging betyr at man aldri kommer igang, og når man først kommer igang vil verden ha endret seg så mye at man må planlegge på nytt. I eksemplet mitt, med oppussing av hus fra 60 tallet, ville det betydd at innen vi var ferdig med planlegging ville vi vært nødt til å kjøpe noe nytt for å ha et sted å bo, og til slutt solgt huset til nestemann.

For lite planlegging betyr at man ender opp med systemer som er veldig vanskelig å vedlikeholde. Systemet er et lappverk som resultat av raske beslutninger. I eksempelet mitt ville huset vært klart til innflytting, men 6 måneder for sent. Veggene vi rev, som det var bæring i, ville mest sannsynlig holde taket oppe til vinteren kom og taket ble fullt av snø. Da ville taket komme rasende ned over hodene på oss.

Ved å planlegge de grove trekkene av systemer blir selve implementeringen enklere. Det betyr ikke at det ferdige resultatet blir helt slik man så for seg. Når detaljene kommer på plass må man justere. En egenskap ved systemet man trodde var enkel, var kanskje ikke så enkel likevel. Da må man vurdere om denne egenskapen er verdt kosten. Er det “need to have” eller er det “nice to have”.

Uken før vi skulle montere kjøkkenet stod sikringsskapet fortsatt der hvor kjøkkenøya skulle plasseres. Det elektriske anlegget i området var såpass gammelt at bare en fra kommunen hadde lov til å skru av elektrisiteten inn til huset. Siden flytting av sikringsskapet var “need to have” måtte vi bruke en hel dag for å få kontakt med riktig person hos kommunen for å få ordnet dette. Denne delen av prosjektet tok derfor lengre tid enn planlagt, og medførte en større kostnad.

Innflyttingsdatoen nærmet seg og vi bestemte oss for å beholde den gamle døren. Da gikk noe plass i gangen bort fordi den gamle døren slår innover. Dette var en “nice to have”. Siden flere deler av prosjektet var blitt dyrere enn planlagt, ble ny dør skrinlagt. Kanskje melder behovet seg for en ny dør igjen om noen år. Da kan det hende at taket må fornyes. Verden forandrer seg. Ny dør er noe vi ikke skal legge tid i å planlegge. Nytt tak derimot, det skal vi bruke noe energi på å planlegge. Men vi skal ikke planlegge det enda. Det ville jo vært dumt. Tenk om vi selger før den tid?

Oppsummert, hva bør planlegges og på hvilket nivå?

  • Planlegg de store linjene for å ha et målbilde å jobbe mot.
    Områder som er dyrt å gjøre noe med om man ikke har en plan. Eksempelvis arkitektur og strategi for integrasjoner.
  • Ikke planlegg i detalj for langt frem i tid.
    Da bruker du ikke energi på noe som kanskje aldri ser dagens lys.
  • Bruk tid til å planlegge detaljer for arbeid som skal utføres i nær fremtid.
    Om du gjør det blir implementeringen enklere.
  • Ha riktige personer til stede under implementering for å justere på planene.
    Det vil alltid dukke opp ny informasjon som gjør at man ikke kan følge planen til punkt å prikke.
    I denne fasen er det viktig å ha med personer som kan ta avgjørelser. Om de
    ikke er tilstede vil man oppleve at arbeidet stopper opp og tiden går før man
    får på plass en løsning.

Selv med god planlegging er det helt naturlig å måtte gjøre endringer underveis og du kommer helt sikker ikke til å treffe på første forsøk. Du kommer veldig langt med en overordnet plan. Bruk tid på å tenke gjennom løsning og diskuter med andre før du setter i gang. Det er alltid billigere å gjøre justeringer før jobben er påbegynt. Med tilbakemeldinger på hva og hvordan løsningen er tenkt, blir implementeringen enklere også.